Na podstawie § 40 ust. 1 oraz ust. 2 pkt 1 Statutu Uniwersytetu Gdańskiego zarządza się, co następuje:

§ 1

1.      Uniwersytet Gdański, w celu usprawnienia sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Uczelni, wdroży system elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD), jako system wspomagający obieg dokumentów w jednostce.

2.      System, o którym mowa w ust. 1, jest własnością Skarbu Państwa.

3.      Umowa o nieodpłatne korzystanie z programu komputerowego do elektronicznego zarządzania dokumentacją stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2

W Uniwersytecie Gdańskim powołuje się Komisję ds. elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD) w Uniwersytecie Gdańskim w następującym składzie:

1)      Komitet sterujący:

a)      prof. dr hab. Mirosław Szreder, Prorektor ds. Rozwoju i Finansów – Przewodniczący,

b)      prof. UG, dr hab. Jerzy Gwizdała, Kanclerz,

c)      mgr Olga Dziubek, p.o. Kwestora,

d)     mgr Zbigniew Ruszczyk, Dyrektor Centrum Informatycznego;

2)      Zespół projektowy:

a)      mgr Anna Pauli, Dział Organizacyjny - Kierownik,

b)      mgr Magdalena Karczewska, Biuro Kanclerza - Zastępca Kierownika,

c)      Lukasz Bąbiński, Centrum Informatyczne,

d)     mgr Marta Chmielewska, Dział Zarządzania Kadrami

e)      mgr Hanna Jaszkowska, Archiwum,

f)       inż. Agnieszka Krajewska, Dział Kształcenia,

g)      mgr Małgorzata Łęczyńska, Dział Sprawozdawczości i Analiz Ekonomicznych,

h)      Dominika Pienczyn, Dział Finansowy,

i)        dr Katarzyna Świerk, Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą,

j)        mgr Beata Szalkowska, Dziekanat Wydziału Ekonomicznego.

§ 3

Komitet sterujący odpowiada za pomyślną realizację projektu i posiada uprawnienia do zarządzania strategicznego projektem, w szczególności:

1)      podejmuje decyzje strategiczne dotyczące projektu wdrożenia jednolitego systemu elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD) w Uniwersytecie Gdańskim;

2)      zatwierdza założenia projektu;

3)      zezwala na inicjowanie projektu w poszczególnych obszarach;

4)      zatwierdza umowy z dostawcami.

§ 4

Do zadań Zespołu projektowego należy w szczególności:

1)       opracowanie założeń projektu;

2)       zarządzanie przepływem informacji i sporządzanie raportów ze stanu realizacji projektu;

3)       współpraca z właścicielem oprogramowania;

4)       opracowanie projektów wewnętrznych aktów prawnych związanych z wdrożeniem EZD, w tym Instrukcji Kancelaryjnej, Instrukcji Archiwalnej oraz Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt;

5)       organizacja wdrażania jednolitego systemu elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD) w Uniwersytecie Gdańskim;

6)       zaplanowanie i zorganizowanie wdrażania EZD w poszczególnych obszarach działalności Uczelni;

7)       organizacja szkoleń dla pracowników związanych z wdrożeniem EZD.

§ 5

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Rektor Uniwersytetu Gdańskiego
prof. dr hab. Bernard Lammek